W filozofii Kaizen, ciągłe doskonalenie to proces, który angażuje każdego członka organizacji. Po dogłębnym analizowaniu przyczyn problemów (druga zasada Kaizen – metoda 5 Why), kluczowe staje się otwarcie na innowacje i pomysły płynące z różnych źródeł. Trzecia zasada Kaizen, „Bierz pomysły od wszystkich”, to fundament naszej kultury w TOPTECH, gdzie wierzymy, że najlepsze rozwiązania rodzą się z połączenia różnorodnych perspektyw, a kluczem do ich pozyskania jest regularna komunikacja i otwarty feedback.

Dlaczego warto brać pomysły od wszystkich?

Często zakłada się, że innowacje pochodzą jedynie od kadry zarządzającej lub działu R&D. W praktyce Kaizen wiemy, że osoby pracujące bezpośrednio przy procesach produkcyjnych, logistycznych czy obsługi klienta mają unikalną wiedzę i doświadczenie, które mogą prowadzić do przełomowych usprawnień. Co więcej, pracownicy często dostrzegają zależności między różnymi działami i procesami, co pozwala im na zgłaszanie cennych uwag dotyczących procesów wspierających, które na pierwszy rzut oka mogą wydawać się odległe od ich codziennej pracy. Otwartość na pomysły wszystkich pracowników pozwala nam wykorzystać pełen potencjał organizacji i budować kulturę ciągłego uczenia się, a fundamentem tego jest stworzenie przestrzeni do dzielenia się spostrzeżeniami.

Jak realizujemy trzecią zasadę Kaizen w TOPTECH?

W TOPTECH stawiamy na budowanie kultury feedbacku i regularną komunikację, aby umożliwić naszym pracownikom dzielenie się swoimi pomysłami:

Regularne spotkania zespołów to podstawa naszej komunikacji. Podczas tych spotkań omawiamy bieżące problemy, dzielimy się spostrzeżeniami i wspólnie szukamy rozwiązań. Staramy się, aby każdy głos był wysłuchany, a atmosfera sprzyjała otwartemu dzieleniu się pomysłami.

Ankiety pracownicze przeprowadzamy regularnie, by zebrać opinie i sugestie dotyczące różnych aspektów naszej działalności. To cenne źródło informacji, które pomaga nam identyfikować obszary wymagające poprawy i wdrażać konkretne działania.

Kultura feedbacku to otwarta i konstruktywna komunikacja na wszystkich szczeblach organizacji. Zachęcamy pracowników do dzielenia się swoimi spostrzeżeniami, zarówno pozytywnymi, jak i negatywnymi. Wierzymy, że tylko w ten sposób możemy się rozwijać i doskonalić.

Przykład z praktyki TOPTECH

Podczas jednego z regularnych spotkań zespołów, pracownik działu produkcji zwrócił uwagę na nieefektywny proces obiegu dokumentów między produkcją a działem księgowości. Zauważył, że opóźnienia w przekazywaniu dokumentów powodują przestoje w pracy i utrudniają terminowe rozliczanie faktur. Choć nie był to problem bezpośrednio związany z jego codziennymi obowiązkami, jego spostrzeżenie okazało się bardzo cenne. Po przeanalizowaniu procesu obiegu dokumentów, wprowadziliśmy elektroniczny system obiegu dokumentów, co znacząco przyspieszyło proces i zredukowało liczbę błędów. Ten przykład pokazuje, że cenne uwagi mogą pochodzić z różnych źródeł i dotyczyć procesów, które na pierwszy rzut oka wydają się odległe od codziennej pracy danego pracownika.

Przykłady stosowania zasady „Bierz pomysły od wszystkich” w innych firmach

Zasada ta jest szeroko stosowana w firmach na całym świecie, a jej efekty są widoczne zarówno w dużych korporacjach, jak i mniejszych przedsiębiorstwach.

W firmie Toyota, która jest światowym liderem w stosowaniu Kaizen, każdego roku pracownicy zgłaszają nawet 1,5 miliona pomysłów usprawniających, z czego aż 95% jest wdrażanych w praktyce. Toyota od lat promuje kulturę, w której każdy – od operatora linii produkcyjnej po menedżera – może zgłosić swoją sugestię. Dzięki temu firma stale podnosi jakość, efektywność i bezpieczeństwo pracy, a pracownicy czują się współodpowiedzialni za sukces organizacji. Można o tym więcej przeczytać w tym miejscu –BBQuality,

W polskich oddziałach firm produkcyjnych, takich jak Toyota Motor Manufacturing Poland (TMMP), regularnie organizowane są spotkania Kaizen, podczas których pracownicy z różnych działów dzielą się swoimi pomysłami na usprawnienia. Przykładem może być wdrożenie sugestii dotyczącej zmiany organizacji przestrzeni magazynowej, co pozwoliło na skrócenie czasu kompletacji zamówień i poprawę ergonomii pracy Można o tym więcej przeczytać w tym miejscu – Giełda Odpadów.

W firmach usługowych, takich jak call center, drobne zmiany w skryptach rozmów czy organizacji stanowisk pracy często pochodzą od samych konsultantów. Regularne spotkania i otwarta komunikacja pozwalają na szybkie wdrażanie tych pomysłów, co przekłada się na wyższą jakość obsługi klienta i większą satysfakcję zespołu

Warto też wspomnieć o programach sugestii pracowniczych, które są integralną częścią filozofii Kaizen. W wielu firmach, zarówno produkcyjnych, jak i usługowych, pracownicy są zachęcani do zgłaszania swoich pomysłów na usprawnienia nie tylko w swoim obszarze, ale także w procesach wspierających, takich jak logistyka, administracja czy IT. Dzięki temu organizacje mogą korzystać z pełnego potencjału swoich zespołów i stale się rozwijać.

Korzyści z otwarcia na pomysły wszystkich

Dzięki trzeciej zasadzie Kaizen:

Budujemy kulturę zaangażowania i współodpowiedzialności wśród pracowników.

Szybciej identyfikujemy i wdrażamy usprawnienia, które realnie wpływają na efektywność naszej pracy.

Tworzymy organizację, która uczy się i rozwija dzięki regularnej komunikacji i otwartemu feedbackowi.

Podsumowanie

W TOPTECH wierzymy, że każdy pracownik ma coś wartościowego do wniesienia, a kluczem do pozyskania tych wartościowych spostrzeżeń jest regularna komunikacja i otwarty feedback. Trzecia zasada Kaizen – „Bierz pomysły od wszystkich” – pozwala nam nie tylko doskonalić nasze procesy, ale także budować organizację, która uczy się i rozwija dzięki zaangażowaniu każdego członka zespołu. To podejście sprawia, że jesteśmy bardziej innowacyjni, elastyczni i konkurencyjni na rynku.