W filozofii Kaizen, której głównym celem jest ciągłe doskonalenie procesów we wszystkich obszarach działalności, kluczową rolę odgrywa umiejętność identyfikacji źródeł problemów. Druga zasada Kaizen koncentruje się właśnie na dogłębnym poznaniu przyczyn awarii lub nieefektywności, co umożliwia nie tylko szybkie reagowanie, ale przede wszystkim zapobieganie powtórzeniu się tych problemów w przyszłości. W TOPTECH często sięgamy po 5 Why co pozwala nam osiągać doskonałość operacyjną. Ta zasada pomogła też nam stworzyć dzisiejszy Toptech Smart Production System (TSPS).

Początki metody

Początki filozofii Kaizen

Filozofia Kaizen, której dosłowne tłumaczenie to „zmiana na lepsze”, ma swoje korzenie w japońskiej kulturze pracy. Została ona systematycznie rozwinięta w ramach Toyota Production System (TPS), gdzie dążenie do ciągłego usprawniania procesów stało się kluczem do sukcesu. W praktyce Kaizen angażuje pracowników na wszystkich szczeblach, umożliwiając im aktywny udział w doskonaleniu operacyjnym i rozwiązywaniu problemów.

Narodziny metody 5 Why

Metoda 5 Why została opracowana przez Sakichi Toyodę i szybko znalazła zastosowanie jako narzędzie pozwalające na głęboką analizę przyczyn powstawania problemów. Polega ona na zadawaniu pytania „dlaczego?” wielokrotnie, aż do momentu, gdy pojawi się pierwotna przyczyna nieprawidłowości. Kluczowym aspektem tej metody jest unikanie powierzchownych wniosków oraz dążenie do dogłębnej analizy opartej na faktach i danych z rzeczywistych procesów produkcyjnych czy operacyjnych.

Kluczowe zasady stosowania metody 5 Why

Metoda 5 Why opiera się na kilku podstawowych zasadach, które stanowią fundament skutecznej analizy problemów:

• Precyzyjna definicja problemu: Każdy proces doskonalenia rozpoczynamy od dokładnego zdefiniowania, co dokładnie jest nie tak. Określenie „problem statement” umożliwia nam skupienie się na właściwych obszarach do poprawy.

• Powtarzalne pytanie „dlaczego?”: Po zdefiniowaniu problemu zadajemy pytanie „dlaczego?” w odniesieniu do zaobserwowanych nieprawidłowości. Każda odpowiedź staje się podstawą do kolejnego pytania, co umożliwia nam dotarcie do korzeni problemu.

• Weryfikacja odpowiedzi: Każda uzyskana informacja oparta jest na faktach – analizujemy dane, raporty czy informacje zwrotne od pracowników. Dzięki temu proces jest przejrzysty, a rozwiązania trafnie odpowiadają rzeczywistym potrzebom.

• Implementacja działań korygujących: Po ustaleniu pierwotnej przyczyny przystępujemy do wdrażania rozwiązań, które eliminują dany problem i zapobiegają jego ponownemu wystąpieniu.

Nasze podejście – TOPTECH jako przykład skutecznego wdrożenia metody 5 Why

W TOPTECH przykładamy ogromną wagę do systematycznego rozwiązywania problemów. Każdy z nas, niezależnie od działu, angażuje się w identyfikację oraz eliminację przyczyn błędów i niezgodności. Oto, jak realizujemy ten proces:

1. Jasna identyfikacja problemu

Gdy otrzymujemy zgłoszenie dotyczące jakiejkolwiek niezgodności, zaczynamy od szczegółowej analizy sytuacji. Na przykład, w przypadku zgłoszonego problemu z jakością produktu, precyzyjnie określamy, na czym polega niezgodność oraz jakie były oczekiwania naszego klienta.

2. Systematyczne zadawanie pytań

Korzystając z metody 5 Why, zadajemy kolejne pytania, aby znaleźć prawdziwe źródło problemu. Proces ten prowadzimy zarówno podczas codziennych, krótkich spotkań, jak i podczas bardziej formalnych warsztatów analitycznych. Każda odpowiedź dodaje nam kolejnego elementu do układanki, umożliwiając dotarcie do sedna sprawy.

3. Analiza oparta na danych

Dla nas kluczowe jest opieranie naszych wniosków na twardych danych. Korzystamy z raportów jakości, analiz produkcyjnych oraz opinii naszych ekspertów, co pozwala nam wyeliminować wszelkie domysły i skupić się na faktach. Ta dokładna analiza umożliwia nam trafne określenie przyczyn błędów.

4. Wdrażanie skutecznych działań korygujących

Po ustaleniu przyczyny problemu przystępujemy do wprowadzenia rozwiązań. Może to oznaczać modyfikację procedur produkcyjnych, wdrożenie nowego systemu kontroli jakości czy organizację szkoleń dla naszych pracowników. Dzięki tym działaniom jesteśmy w stanie zapobiec ponownemu wystąpieniu problemów, co przekłada się na podniesienie jakości naszych produktów.

Przykładowa analiza – jak działamy na co dzień

Chcemy przedstawić przykładową analizę problemu, którą przeprowadzamy w naszej firmie w:

Problem: Otrzymaliśmy sygnał od klienta o produkcie, który nie spełnia określonych norm jakościowych.

1. Dlaczego? – Otrzymany produkt nie był zgodny z najnowszymi specyfikacjami technicznymi.

2. Dlaczego specyfikacje nie były aktualne? – Dział sprzedaży nie przekazał najnowszych modyfikacji do działu produkcji.

3. Dlaczego nie doszło do wymiany informacji? – Brakowało ustalonego, formalnego procesu komunikacji między działami.

4. Dlaczego nie istniał formalny proces? – Niedostateczne monitorowanie zmian w specyfikacjach i procedurach.

5. Dlaczego monitorowanie nie było realizowane? – Brak systemu ciągłego doskonalenia i audytu wewnętrznego.

W wyniku tej analizy wdrożyliśmy nowe procedury komunikacyjne, wprowadzenie regularnych spotkań koordynacyjnych oraz systematyczne audyty dokumentacji. Takie podejście pozwala nam eliminować problemy u ich źródła oraz utrzymać wysokie standardy jakości.

Dzięki tej analizie wprowadziliśmy stałe procedury koordynacji między działami oraz regularne przeglądy specyfikacji technicznych. Efektem naszych działań jest nie tylko eliminacja bieżącego problemu, ale również zapobieganie jego powtórzeniom w przyszłości.

Wnioski i perspektywy

Dla nas, jako zespołu TOPTECH, kluczowe jest zrozumienie, że każdy problem jest okazją do nauki i doskonalenia naszych procesów. Dzięki metodzie 5 Why:

• Dokładnie rozpoznajemy przyczyny problemów: Pozwala nam to na elastyczne reagowanie w dynamicznym środowisku rynkowym.

• Zapobiegamy powtarzaniu się błędów: Wdrażając konkretne działania korygujące, tworzymy bezpieczne i sprawnie działające systemy wewnętrzne.

• Angażujemy cały zespół: Każdy z nas wie, że jego wkład jest istotny, a współpraca i otwarta komunikacja tworzą solidne podstawy naszej kultury organizacyjnej.

Wierzymy, że taki sposób działania nie tylko podnosi jakość naszych produktów, ale także buduje trwałą przewagę konkurencyjną, która jest kluczem do naszego sukcesu w dynamicznym środowisku technologicznym.

Jako zespół TOPTECH  wierzymy, że systematyczna identyfikacja źródeł problemów i ciągłe doskonalenie to fundamenty naszej pracy. Metoda 5 Why pozwala nam zagłębić się w przyczyny błędów i wprowadzać trwałe rozwiązania, które przekładają się na najwyższą jakość naszych produktów i satysfakcję klientów. Dzięki wspólnemu wysiłkowi i otwartości na zmiany nieustannie rozwijamy nasze procesy, budując kulturę oparcia na transparentności, odpowiedzialności i innowacyjności.