6 Zasada Kaizen w Toptech Polska

„Nie używaj wymówek, że czegoś nie da się zrobić”

Wracamy z naszymi artykułami na temat filozofii Kaizen. Przypominamy, że jest to filozofia ciągłego doskonalenia oparta na dziesięciu zasadach, które tworzą spójny system myślenia i działania. Przypomnijmy je krótko:

1. Problemy stwarzają możliwości.
2. Pytaj 5 razy „Dlaczego?”.
3. Bierz pomysły od wszystkich.
4. Myśl nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia, nie nad wymówkami.
5. Odrzucaj ustalony stan rzeczy.
6. Nie używaj wymówek, że czegoś nie da się zrobić.
7. Wybieraj proste rozwiązania, nie czekając na te idealne.
8. Użyj sprytu zamiast pieniędzy.
9. Pomyłki koryguj na bieżąco.
10. Ulepszanie nie ma końca.

Opisaliśmy już wcześniej przykłady jak w Toptech Polska podchodzimy do pierwszych 5 zasad. Dziś skupiamy się na zasadzie nr 6 – jednej z najbardziej „operacyjnych”, bo dotyka codziennych decyzji: działać czy odkładać?

O co chodzi w 6. zasadzie?

„Nie używaj wymówek, że czegoś nie da się zrobić” oznacza świadome odrzucanie paraliżu decyzyjnego. Zamiast szukać powodów, dlaczego coś „nie zadziała”, szukamy sposobów, jak zrobić to lepiej, szybciej, w ograniczonych warunkach – tu i teraz. Ta zasada łączy się z duchem eksperymentowania: rozwiązanie nie musi być idealne, ma być uruchomione, przetestowane i doskonalone.

W praktyce:

• aktywne podejście: zamiast uzasadniać brak działania – generujemy opcje i wybieramy najprostszy pierwszy krok,
• odwaga do działania: wdrażamy nawet częściowe rozwiązania, by uczyć się na danych, nie na hipotezach,
• priorytet wprowadzania zmian: lepiej wdrożyć 60% teraz, niż czekać rok na 100%,
• usuwanie hamulców: wymówki hamują rozwój i demotywują zespół.

Jak realizujemy tę zasadę w TOPTECH

W TOPTECH budujemy nawyk „pierwszego kroku”:

• krótkie, cykliczne spotkania decyzyjne (15–20 minut) kończą się konkretnym działaniem „D1” – najmniejszą, bezpieczną iteracją,
• zasada „Tydzień na pilotaż”: jeśli pomysł nie wymaga zmian infrastrukturalnych, uruchamiamy pilotaż w 5 dni roboczych,
• checklista „bez wymówek”: przed odrzuceniem pomysłu odpowiadamy na 3 pytania: co możemy zrobić od ręki? jak obejść ograniczenie? co zmienimy w zakresie/standardzie, by zacząć?

Proste narzędzia „bez wymówek”

• 5 Why + 3 rozwiązania: po analizie przyczyny wybieramy przynajmniej trzy sposoby, które możemy zacząć testować od zaraz.
• Reguła 60%: jeśli rozwiązanie ma 60% funkcjonalności krytycznych – wdrażamy, zbieramy feedback, iterujemy.
• Tabela ograniczeń: dla każdego „nie da się” dopisujemy „obejście teraz” i „docelowe rozwiązanie”.
• Cykl PDCA o skróconym kroku: mikro-iteracje tygodniowe zamiast kwartalnych. Wtorki w Toptech to nasze checkpointy iteracji.

Przykłady z innych firm

• Toyota: kultura małych usprawnień – zamiast czekać na idealny projekt, zespoły modyfikują układ narzędzi, standardy pracy i wizualne wskazówki, by natychmiast skracać czas i eliminować błędy. Setki tysięcy drobnych Kaizen rocznie kumulują efekt.
• Motorola: zanim inwestowano w drogie systemy, iteracyjnie optymalizowano obecne procesy i layouty – liczyła się prędkość uczenia, a nie perfekcja od pierwszego dnia. Szybkie wdrożenia częściowe poprawiały jakość i wydajność równolegle z docelowymi zmianami.

Najczęstsze wymówki i jak je zastępujemy

• „Nie mamy budżetu” → „Jaką wersję bezkosztową (lub niskokosztową) wdrożymy do testu w tydzień?”
• „Nie mamy czasu” → „Co przestajemy robić, by zrobić miejsce na pilotaż?”
• „To nieidealne” → „Jakie ryzyko niesie wersja 60% i jak je kontrolujemy?”
• „Nie mamy narzędzia” → „Jaka jest najprostsza alternatywa: tablica, arkusz, lista kontrolna?”

---

Mierniki, które pomagają trzymać kurs

• czas od pomysłu do pierwszego pilotażu,
• liczba wdrożeń częściowych (MVP) na kwartał,
• procent rozwiązań, które przeszły 2+ iteracje w PDCA,
• udział „niskokosztowych” usprawnień w całej puli zmian,
• spadek czasu/cost-to-serve/opóźnień wynikający z mikro-usprawnień.

---

Podsumowanie

Zasada 6 to decyzja, by działać w realnym świecie – z ograniczeniami, ale i z możliwościami. Zamiast pielęgnować wymówki, uruchamiamy ruch: małe kroki, szybkie pilotaże, uczenie się na danych. Lepiej zrobić 60% dziś i poprawić jutro, niż czekać rok na 100%, które nigdy nie nadejdzie. Tak rozumiemy Kaizen w TOPTECH: ciągły postęp zamiast perfekcji w teorii.