W filozofii Kaizen, po zidentyfikowaniu problemu i zebraniu pomysłów na jego rozwiązanie (trzecia zasada Kaizen – „Bierz pomysły od wszystkich”), kluczowe staje się skupienie na praktycznych i realnych działaniach. Czwarta zasada Kaizen, „Myśl nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia, nie nad wymówkami”, to w TOPTECH podstawa naszego podejścia do doskonalenia. Wierzymy, że nawet małe, ale konsekwentnie wdrażane zmiany, przynoszą wymierne korzyści.

W obliczu problemu łatwo jest znaleźć powody, dla których coś się nie uda. Brak zasobów, ograniczenia budżetowe, skomplikowane procedury – to tylko niektóre z wymówek, które mogą zablokować proces doskonalenia. Jednak w duchu Kaizen kluczem do sukcesu jest zmiana perspektywy i skupienie się na tym, co możemy zrobić tu i teraz, wykorzystując dostępne zasoby. Myślenie o rozwiązaniach pobudza kreatywność, motywuje do działania i pozwala pokonywać przeszkody.

W TOPTECH stawiamy na pragmatyczne podejście do rozwiązywania problemów. Zamiast skupiać się na tym, czego nie możemy zrobić, zadajemy sobie pytania:

Jakie proste kroki możemy podjąć, aby poprawić sytuację?
Jakie zasoby mamy do dyspozycji?
Jakie małe zmiany mogą przynieść szybkie efekty?

Dzięki temu podejściu, nawet w obliczu trudnych wyzwań, jesteśmy w stanie znaleźć realne i skuteczne rozwiązania.

Przykłady z praktyki TOPTECH

Pewnego razu, zespół odpowiedzialny za obsługę klienta zauważył, że czas oczekiwania na odpowiedź na zapytania klientów jest zbyt długi. Zamiast szukać wymówek (np. brak personelu, skomplikowane procedury), zespół skupił się na znalezieniu prostych rozwiązań. Wprowadzono system priorytetyzacji zapytań, stworzono bazę wiedzy z odpowiedziami na najczęściej zadawane pytania oraz zoptymalizowano proces przekazywania zapytań między działami. Dzięki tym drobnym zmianom, czas oczekiwania na odpowiedź skrócił się o 30%, co znacząco poprawiło satysfakcję klientów.

Inny przykład to sytuacja, w której dział produkcji borykał się z problemem przestojów maszyn. Zamiast czekać na kosztowny remont, pracownicy skupili się na znalezieniu prostych sposobów na minimalizację ryzyka awarii. Wprowadzono system regularnych przeglądów i konserwacji, zoptymalizowano proces smarowania oraz przeszkolono operatorów w zakresie podstawowej diagnostyki. Dzięki tym działaniom, liczba przestojów maszyn zmniejszyła się o 20%, co przełożyło się na wzrost efektywności produkcji.

Przykłady stosowania tej zasady w innych firmach

Toyota – światowy lider w stosowaniu Kaizen – od lat udowadnia, że nie trzeba wielkich inwestycji, by osiągać wielkie efekty. Pracownicy Toyoty są zachęcani do zgłaszania nawet najdrobniejszych usprawnień, które można wdrożyć od razu, bez czekania na „idealne warunki”. Przykładem jest zmiana organizacji stanowisk pracy na linii montażowej – zamiast kosztownej przebudowy hali, pracownicy zaproponowali przesunięcie kilku narzędzi i wprowadzenie prostych oznaczeń, co skróciło czas montażu i zmniejszyło liczbę błędów Inżynier Jakości.

Motorola – firma, która w latach 80. wdrożyła filozofię Kaizen, osiągnęła spektakularne efekty dzięki prostym, możliwym do wdrożenia rozwiązaniom. Zamiast inwestować w kosztowne maszyny, skupiono się na optymalizacji istniejących procesów i lepszym wykorzystaniu zasobów. Efektem było znaczące zwiększenie wydajności i jakości produktów Optimakers.

Case study z polskiej firmy produkcyjnej – w jednym z zakładów produkcyjnych wdrożono system codziennych, krótkich spotkań zespołów (tzw. „stand-upów”), podczas których pracownicy zgłaszali drobne problemy i od razu szukali rozwiązań możliwych do wdrożenia. Przykładem była zmiana sposobu etykietowania produktów – zamiast inwestować w nowy system, pracownicy zaproponowali prostą zmianę kolejności czynności i lepsze oznaczenie stanowisk, co wyeliminowało pomyłki i skróciło czas pakowania. Więcej o tym można przeczytać pod tym linkiem Rozwojowy Portal.

Rozwiązaniem, które bazuje na 4 zasadzie Kaizen jest pomysł wdrażany w call center. Zamiast inwestować w drogie systemy informatyczne, zespół wdrożył prostą tablicę do śledzenia statusów zgłoszeń i regularne spotkania, na których omawiano bieżące problemy i szukano szybkich rozwiązań. Efektem było skrócenie czasu obsługi klienta i wzrost satysfakcji zespołu.

Korzyści z koncentracji na rozwiązaniach

Dzięki czwartej zasadzie Kaizen:

• Szybciej wdrażamy usprawnienia, które realnie wpływają na efektywność naszej pracy.
• Budujemy kulturę proaktywności i odpowiedzialności wśród pracowników.
• Stajemy się bardziej elastyczni i odporni na zmiany.

Podsumowanie

W TOPTECH wierzymy, że kluczem do sukcesu jest pozytywne nastawienie i skupienie na tym, co możemy zrobić, a nie na tym, czego nie możemy. Czwarta zasada Kaizen – „Myśl nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia, nie nad wymówkami” – pozwala nam pokonywać przeszkody, wdrażać innowacje i stale doskonalić nasze procesy. To podejście sprawia, że jesteśmy bardziej efektywni, konkurencyjni i gotowi na wyzwania przyszłości.